Geschäftskunden, Privatkunden und Ausnahmen
Für Handwerksbetriebe entscheidet der konkrete Auftrag: Eine Rechnung an ein anderes inländisches Unternehmen fällt grundsätzlich unter die B2B-Regeln, eine Rechnung an einen privaten Hauseigentümer nicht. Für öffentliche Auftraggeber gelten zusätzliche Vorgaben. Der XRechnungs-Ratgeber erklärt Referenzen und Einreichungsweg.
Der Empfang von E-Rechnungen muss bereits möglich sein. Für die Ausstellung bestehen Übergänge bis Ende 2026 beziehungsweise bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen haben eigene Ausnahmen. Die Grundlagen finden Sie im Umsatzsteuergesetz, insbesondere §§ 14 und 27 und den BMF-FAQ.
Vom Angebot bis zur Schlussrechnung arbeiten
- Angebot erfassen
Unter „Angebote“ legen Sie Kunde, Material, Arbeitsleistung, Preise und Konditionen fest. Prüfen Sie das PDF vor dem Versand.
- Annahme festhalten
Dokumentieren Sie die Kundenzusage im Angebotsstatus. Bei einem einfachen Auftrag übernehmen Sie das angenommene Angebot direkt in eine Rechnung.
- Längere Aufträge zusammenhalten
Für mehrere Abschläge führen Sie den Vorgang unter „Aufträge & Abschläge“. Dort erfassen Sie auch erhaltene Zahlungen und erstellen die Schlussrechnung.
- Leistung und Rechnung vergleichen
Stimmen Leistungszeitpunkt, Mengen und Steuerbehandlung mit der tatsächlich ausgeführten Arbeit überein? Kontrollieren Sie anschließend Vorschau und E-Rechnung.
Ein Angebot ist noch keine Rechnung. Eine erzeugte Abschlagsrechnung ist noch keine Zahlung. Diese Trennung hilft, den Auftrag kaufmännisch sauber abzuschließen.
Material, Arbeit und Abschläge nachvollziehbar halten
Material und Arbeitsstunden lassen sich als eigene Positionen mit Mengen und Einheiten erfassen. Bei Bauleistungen können etwa Reverse Charge oder ergänzende Leistungsnachweise relevant sein; die steuerliche Behandlung ergibt sich nicht allein aus dem Gewerk.
Für Abschläge zählt Wertspur getrennt, was vereinbart, berechnet und bezahlt wurde. Die Schlussrechnung enthält die Gesamtleistung und zieht tatsächlich erhaltene Abschläge ab. Die beigefügte Übersicht macht Beleg- und Steuerbezüge nachvollziehbar. Bei gemischten Steuersätzen werden Teilzahlungen im vorhandenen Ablauf proportional aufgeteilt; prüfen Sie, ob dies zu Ihrem Fall passt.
Ein detailliertes Leistungsverzeichnis kann ergänzend nötig sein. Der Rechnungsersteller ist keine vollständige Aufmaß- oder Leistungsverzeichnisverwaltung. Ein beliebiger Anhang ersetzt die benötigten strukturierten Angaben nicht. Ein Rechenbeispiel finden Sie unter Abschlags- und Schlussrechnung.
Eigenes Briefpapier und regelmäßige Leistungen
Sie können fertige Word- und Excel-Rechnungen weiterhin hochladen. Möchten Sie künftig online in Ihrem eigenen Design schreiben, richten Sie eine DOCX-Musterrechnung unter „Word-Vorlagen“ ein und aktivieren die geprüfte Zuordnung. Für Angebote lässt sich eine Variante ableiten oder eine separate Vorlage hochladen.
Für gleichbleibende Wartungs- oder Serviceleistungen bietet „Wiederkehrend“ monatliche, quartalsweise und jährliche Rechnungen. Beginn, optionales Ende und Versand legen Sie dort fest. Prüfen Sie, ob die vorgegebenen Rechnungs- und Leistungsdaten zur regelmäßig abgerechneten Leistung passen. Einzelrechnungen bleiben im normalen Ersteller.
Lieferantenbelege, Zahlungen und Kanzlei verbinden
Ihre persönliche Wertspur-Rechnungsadresse steht in allen Tarifen bereit. Ab Standard können Sie außerdem Rechnungsanhänge aus einem eigenen IMAP-Postfach abrufen sowie Scans und Rechnungsfotos erfassen. Die gefundenen Angaben prüfen Sie vor der Übernahme.
In Pro unterstützt eine verbundene Bank den Zahlungsabgleich; Teilzahlungen und unklare Buchungen bleiben Prüffälle. Mahnstufen und Erinnerungsentwürfe sind bereits in Free vorhanden, der direkte Versand ist nach Prüfung möglich. In Pro kann ein eingerichteter Versandweg zusätzlich ausdrücklich für automatische Mahnungen aktiviert werden.
Zum Monatsabschluss laden Sie Originalbelege und Übersichten unter „Steuerberater & DATEV“ herunter. Auch DATEV-XML und der eigene Steuerberaterzugang sind in Free enthalten. Die direkte DATEV-Verbindung ist in Pro enthalten.
KURZ BEANTWORTET
Häufige Fragen
Muss ich Privatkunden E-Rechnungen schicken?
Die deutsche Pflicht für inländische B2B-Umsätze betrifft keine Rechnungen an private Endverbraucher. Andere Rechnungspflichten bleiben davon unberührt.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. E-Rechnungen empfangen können müssen sie dennoch.
Ersetzt Wertspur mein Aufmaß- oder Leistungsverzeichnisprogramm?
Nein. Wertspur verarbeitet Rechnungspositionen und unterstützt Angebote, Aufträge und Abschläge. Ein vollständiges Aufmaß- oder Leistungsverzeichnisprogramm ist damit nicht verbunden.
Die verlinkten Originalquellen erläutern die allgemeinen Vorgaben. Besondere Geschäftsfälle klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
