E-Rechnung aus Excel erstellen

Excel weiterverwenden und strukturiert ausgeben

Eine Excel-Arbeitsmappe eignet sich für Mengen, Preise und Berechnungen. Als E-Rechnung benötigt Ihr Kunde jedoch strukturierte Rechnungsdaten. Wertspur übernimmt Ihre fertige Excel-Rechnung und erzeugt aus den geprüften Angaben XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches Excel-PDF enthält diese Struktur noch nicht.

Dieser Weg unterscheidet sich vom Einrichten eines eigenen Online-Designs: Excel dient als Importquelle. Für ein wiederverwendbares eigenes Layout im Online-Ersteller gibt es die Word-Vorlagen mit DOCX-Musterrechnung. Eine Excel-Datei wird nicht automatisch zu einer solchen Word-Designvorlage.

Die Arbeitsmappe für den Import vorbereiten

Speichern Sie die Datei mit aktuellen Formelergebnissen und einer klar erkennbaren Rechnung. Beschriften Sie Rechnungsnummer, Datum, Empfänger, Positionen und Summen eindeutig. Vermeiden Sie mehrere voneinander unabhängige Rechnungen in derselben Datei; das erleichtert die Zuordnung.

• Kunde und Aussteller mit vollständiger Anschrift
• Nummer, Rechnungsdatum und tatsächlicher Leistungszeitpunkt
• Leistungen, Mengen, Einheiten und Einzelpreise
• Steuerbehandlung, Steuerbeträge und Gesamtsumme
• Zahlungsziel und die passende Bankverbindung

Öffnen Sie im Portal „Rechnungen an Kunden“, laden Sie die Datei hoch und vergleichen Sie die erkannten Daten mit der Arbeitsmappe. Die Prüfung bleibt auch bei einem vertrauten Aufbau wichtig.

Formeln und Rundungen nachvollziehen

Eine Formel muss ein verwertbares Ergebnis liefern. Externe Verknüpfungen, komplizierte Zellbezüge oder versteckte Zwischensummen können die Erkennung erschweren. Prüfen Sie deshalb Positionssummen, Steuergruppen und Zahlbetrag unabhängig vom optisch richtigen Tabellenlayout.

Für wiederkehrende Importaufbauten unterstützt Wertspur gespeicherte Feldzuordnungen. Eine gelernte Zuordnung hilft beim nächsten Einlesen; sie ersetzt die Kontrolle geänderter Spalten, neuer Positionen oder anderer Steuersätze nicht.

Format und Darstellung getrennt auswählen

Eine unveränderte Übernahme sämtlicher Excel-Druckbereiche als Rechnungsdesign wird nicht vorausgesetzt. Sehen Sie sich die erzeugte Darstellung an. Fehlende Pflichtangaben oder Formatfehler müssen vor der verwendbaren E-Rechnung geklärt werden.

Von der geprüften Datei zum Rechnungsbestand

1. Rechnungsnummer, Empfänger und Leistungsdaten kontrollieren.
2. Positionen, Steuern und Gesamtsummen mit Excel vergleichen.
3. Vorschau und technischen Prüfbericht öffnen.
4. Das vereinbarte Format herunterladen oder über den eingerichteten Versand senden.
5. Originaldatei und erzeugte Rechnungsdateien im gemeinsamen Vorgang erhalten.

Eigener SMTP-Versand, Archiv und Steuerberaterpaket gehören bereits zu Free; die monatlichen Rechnungslimits gelten auch für importierte Rechnungen. Wenn dieselbe Leistung regelmäßig neu berechnet werden soll, verwenden Sie „Wiederkehrend“. Das ist eine eigene Rechnungsserie und kein wiederholter Import derselben Excel-Datei.

Formatgrundlagen: BMF-FAQ zur E-Rechnung. Zur anschließenden Übergabe: Belege für die Steuerberatung vorbereiten.