Leistungsumfang eindeutig beschreiben
Ein gutes Angebot macht erkennbar, welches Ergebnis Sie liefern und zu welchen Bedingungen. Teilen Sie die Leistung in verständliche Positionen auf: „Konzeption, Gestaltung von fünf Seitentypen und Umsetzung“ lässt sich besser prüfen als die alleinige Angabe „Website“. Mengen und Einheiten können Stunden, Stück oder nachvollziehbare Pauschalen sein.
In Wertspur beginnen Sie unter „Angebote“. Wählen Sie den vorhandenen Kunden und erfassen Sie Positionen, Preise, Steuerdaten, Einleitungs- und Schlusstext. Kundendaten können Sie wiederverwenden; unvollständige Angaben sollten Sie vor dem Versand berichtigen.
Preis, Gültigkeit und Gestaltung zusammen prüfen
Halten Sie fest, was enthalten ist, wann die Leistung erbracht werden soll und wie lange das Angebot gilt. Nennen Sie Zusatzleistungen und Voraussetzungen, wenn sie für den Preis wichtig sind. Bei längeren Projekten stimmen Sie die vorgesehenen Abschläge mit dem Kunden ab.
Wertspur berechnet die Positionen und Steuersummen im selben Rechenablauf wie eine Rechnung. Das Angebot erhält eine eigene Angebotsnummer; es verbraucht noch keine Ausgangsrechnung. Erst die spätere Rechnungsübernahme zählt zum Rechnungskontingent.
Für die Gestaltung wählen Sie ein vorhandenes Design, laden eine eigene DOCX-Angebotsvorlage hoch oder leiten eine Angebotsvariante aus Ihrer Rechnungsvorlage ab. Angebotsdesign und Design der späteren Rechnung lassen sich getrennt wählen. Prüfen Sie bei abgeleiteten Vorlagen auch freie Texte; nicht jedes Wort „Rechnung“ wird blind ersetzt.
Versand und Annahme nachvollziehbar festhalten
Ein Angebot kann bindend sein. Nach § 145 BGB besteht grundsätzlich eine Bindung, sofern sie nicht ausgeschlossen wurde. Formulieren Sie Gültigkeit und Vorbehalte deshalb bewusst.
Sehen Sie sich das Angebots-PDF an und versenden Sie es über den vorhandenen Versandweg oder laden Sie es zur eigenen Weitergabe herunter. Den Status pflegen Sie in Wertspur: Entwurf, versendet, angenommen, abgelehnt oder archiviert. Ein versandtes Angebot bleibt erhalten; für eine geänderte Fassung erstellen Sie eine Kopie.
Die Annahme dokumentieren Sie selbst nach der tatsächlichen Kundenzusage. Wertspur stellt derzeit kein öffentliches Annahme- oder Unterschriftsportal für Ihre Kunden bereit. Eine Versandbestätigung ersetzt die Zusage nicht.
Angenommene Angebote weiterverwenden
Direkt zur Rechnung
Übernehmen Sie das angenommene Angebot. Kunde, Positionen, Preise, Steuerdaten und Texte werden weiterverwendet. Die Rechnung erhält eine eigene Rechnungsnummer.
Auftrag mit Abschlägen
Legen Sie aus dem angenommenen Angebot einen Auftrag an. Unter „Aufträge & Abschläge“ halten Sie Abschlagsrechnungen, Zahlungen und Schlussrechnung zusammen.
Prüfen Sie vor der Übernahme den vereinbarten Umfang und anschließend Datum, Leistungszeitpunkt und erzeugte Dateien. Das Angebot wird als Angebots-PDF ausgegeben, die Rechnung kann zusätzlich XRechnung und ZUGFeRD erhalten.
Bei wiederkehrenden Leistungen richten Sie unter „Wiederkehrend“ eine eigene Serie mit Intervall und Laufzeit ein. Ein angenommenes Angebot erzeugt nicht von selbst eine solche Serie.
Eine kurze Kontrolle vermeidet spätere Rückfragen
- Richtiger Kunde und vollständige Anschrift
- Leistungsumfang, Mengen und Einheiten eindeutig
- Netto-/Bruttoangaben und Steuerbehandlung passend
- Gültigkeit, Termine und Zahlungsbedingungen abgestimmt
- PDF im gewünschten Angebotsdesign geprüft
- Kundenzusage zur richtigen Fassung dokumentiert
Angebote sind in allen Wertspur-Tarifen enthalten. Der Abschlags-Ratgeber erklärt, wie Sie einen größeren Auftrag anschließend abrechnen.
Aus der Zusage wird Ihr nächster Schritt.
Nutzen Sie vorhandene Kundendaten und Leistungen bis zur Abrechnung weiter.
KURZ BEANTWORTET
Häufige Fragen
Kann ich dieselbe Word-Gestaltung wie für Rechnungen nutzen?
Ja. Leiten Sie eine Angebotsvariante ab, prüfen Sie die Texte und Feldzuordnungen und aktivieren Sie sie separat. Sie können auch eine eigene Angebotsdatei einrichten.
Erkennt Wertspur die Annahme automatisch?
Die Zusage halten Sie im Angebotsstatus selbst fest. Ein gesondertes Kundenportal für eine rechtsverbindliche Online-Unterschrift ist nicht Teil dieses Ablaufs.
Kann ich ein versandtes Angebot einfach überschreiben?
Für eine neue Fassung verwenden Sie die Kopierfunktion. So bleibt die bereits versandte Fassung nachvollziehbar.
Die verlinkten Originalquellen erläutern die allgemeinen Vorgaben. Besondere Geschäftsfälle klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
