Das Original bleibt Teil des Vorgangs.
Im Rechnungsbestand liegen nicht nur erkannte Beträge. Auch Originaldokumente, erzeugte Rechnungsdateien und Prüfunterlagen bleiben mit dem Vorgang verbunden. Bei einer Korrektur wird die ursprüngliche Rechnung nicht still überschrieben. Ein eigener Beleg hält die Änderung und ihren Bezug fest.
Nachvollziehen statt vermuten.
Digitale Fingerabdrücke ermöglichen es, Veränderungen an gespeicherten Dateien zu erkennen. Sie sind ein Mittel zur Integritätsprüfung, keine digitale Signatur. Historie und Zuordnungen helfen zu verstehen, was zu einem Beleg gehört. Die Suche führt über Rechnungsangaben, Geschäftspartner und weitere Filter zurück zum benötigten Dokument.
Heute organisiert, später noch verfügbar.
Alle Tarife enthalten das 8-Jahres-Archiv, den Rechnungsbestand und Datenexporte. Für die Aufbewahrung im eigenen Unternehmen zählen neben der Software ein passender Ablauf, Zugriffsregeln und die tatsächlich geltenden Fristen. So verbinden Sie die zentrale Ablage mit klaren Zuständigkeiten in Ihrem Betrieb.
Eine zusätzliche Kopie. Getrennt aufbewahrt.
Standard und Pro enthalten ein zusätzliches Sicherheitsarchiv: regelmäßige, getrennte Archivkopien Ihrer Rechnungen und Belege in einem Langzeitarchiv. Neben der regulären Speicherung im Rechnungsbestand werden die Unterlagen an einem getrennten Speicherort aufbewahrt. Wertspur kontrolliert die Kopien mit Prüfsummen und führt getrennte Wiederherstellungsprüfungen durch. Den letzten erfolgreichen Archivlauf und die Prüfergebnisse sehen Sie unter „Daten & Sicherheitsarchiv“ im Portal.
Ihre Unterlagen bleiben beweglich.
Exportieren Sie Originalbelege und Rechnungsdaten für Ihre eigene Ablage oder die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung. Je nach Zweck stehen Tabellen, CSV und ZIP-Pakete bereit. Ein Export ist auch bei einem Wechsel hilfreich: Prüfen Sie nach dem Herunterladen, dass Dateien und zugehörige Daten vollständig lesbar sind.
SO GEHT’S
Ein Schritt nach dem anderen.
- Geprüfte Eingangsrechnung übernehmen oder Ausgangsrechnung ausstellen.
- Original, strukturierte Daten und Prüfunterlagen zusammen aufbewahren.
- Später über Suche, Zeitraum oder Geschäftspartner wiederfinden.
- Für die Steuerberatung oder eigene Ablage exportieren.
Häufige Fragen
Ist ein digitaler Fingerabdruck eine Signatur?
Nein. Er ermöglicht einen Vergleich der Dateiintegrität. Eine digitale Signatur ist ein anderes Verfahren.
Kann ich mein Archiv mitnehmen?
Ja. Die vorhandenen Exportfunktionen stellen Rechnungsdaten und Originalbelege bereit. Sie bleiben nicht auf eine reine Bildschirmansicht beschränkt.
Ersetzt Wertspur meine Aufbewahrungsorganisation?
Wertspur unterstützt sie mit Originalen, Historie und Export. Fristen und betriebliche Abläufe müssen zu Ihrem Unternehmen passen.
Was unterscheidet das zusätzliche Sicherheitsarchiv vom Rechnungsbestand?
Der reguläre Rechnungsbestand mit Originalen, Historie und Export steht in allen Tarifen bereit. Standard und Pro enthalten zusätzlich regelmäßige Kopien in einem getrennten Langzeitarchiv. Diese weitere Schutzebene umfasst Integritätskontrollen und Wiederherstellungsprüfungen. Archivläufe und Prüfergebnisse sehen Sie unter „Daten & Sicherheitsarchiv“ im Portal.
